Как разработать эффективную политику кредитных карт для сотрудников

Есть ли в вашей компании политика использования кредитных карт для сотрудников? Если нет, то создание эффективной системы может помочь сократить ненужные расходы. Эти советы могут помочь.

Как малым, так и крупным предприятиям необходимо минимизировать расходы, связанные с поездками, питанием и другими расходами сотрудников, чтобы держать финансы компании под контролем. И как владелец бизнеса, вы носите много шляп, поэтому не всегда легко узнать, как лучше всего правильно использовать кредитные карты компании сотрудниками. Если у вас есть желание и необходимость создать эффективную политику кредитных карт для сотрудников, но вам не хватает инструкций, как это сделать, продолжайте читать.

Ключевые выводы

• Один из лучших способов сократить ненужные расходы сотрудников — создать политику кредитных карт для сотрудников.
• Вам необходимо будет сообщить о лимитах расходов по кредиту, действиях, которые считаются нарушениями при использовании, и о последствиях ненадлежащего использования карты.
• В конце каждого месяца сотрудники должны предоставлять подробный отчет обо всех расходах, поступлениях и применимых кодах учета.
• Внедрение политики кредитных карт для сотрудников может помочь вам и вашей компании добиться успеха.

Определите обязанности сотрудников по кредитной карте

Если вы выдаете кредитные карты своим сотрудникам, вам необходимо внедрить правила, регулирующие то, как ваши сотрудники могут использовать кредитную карту. Они будут нести ответственность за соблюдение этих правил и за сохранность карты.

Политика использования кредитных карт сотрудников может включать, помимо прочего:

• Кто может использовать карту
• Лимиты расходов на карту
• Утвержденные расходы, которые могут быть списаны с карты
• Последствия ненадлежащего использования карты

Примечание

Сотрудники должны нести ответственность за безопасность карты, а также конфиденциальность любой информации, связанной с компанией.

Вам необходимо сообщить о лимитах расходов, действиях, которые считаются нарушениями, и о последствиях ненадлежащего использования карты. Сотрудники несут ответственность за хранение карты в безопасном месте, за отсутствие мошеннических действий на счете карты и за конфиденциальность номера карты. Вы также можете указать, что деловая кредитная карта может использоваться только сотрудником, а не каким-либо другим лицом.

Укажите лимиты расходов

Вам нужно будет установить правила и рекомендации, определяющие действия или транзакции, в которых следует использовать кредитную карту и сколько можно потратить по карте.

В большинстве случаев траты должны быть ограничены потребностями конкретных сотрудников для выполнения определенных задач или поездок. У каждого отдела могут быть свои лимиты расходов, их следует суммировать и синхронизировать с общим бюджетом расходов отдела. Например, вы можете ограничить расходы по каждой карте не более чем 3000 долларами, но если необходимо увеличение, сотрудник может обосновать это у финансового директора (если он у вас есть) или у вас.

Каждый сотрудник не должен превышать этот лимит, а если он это делает, он должен покрывать любые сборы, превышающие лимит. Наконец, кредитные карты компании никогда не должны использоваться для получения наличных.

Примечание

Целесообразно информировать каждого сотрудника о лимитах расходов во время выдачи кредитной карты компании.

Требовать регулярный отчет об использовании

Вам понадобится процесс, чтобы возложить на сотрудников ответственность за использование кредитных карт компании. В конце каждого месяца сотрудники должны предоставлять подробный отчет обо всех расходах, поступлениях и применимых кодах учета. Каждый сотрудник должен убедиться, что он прикрепляет квитанции о расходах к ежемесячному отчету перед отправкой его в компанию для проверки.

Все эти отчеты об использовании необходимо предоставлять вовремя, чтобы избежать просроченных платежей по карте. Это поможет вам с легкостью контролировать свои ежемесячные расходы, а аудит станет проще.

Четко заявите, что карты не предназначены для индивидуальных расходов.

Возможно, было бы разумно очень строго относиться к использованию кредитной карты сотрудника, четко заявив, что никому не разрешается использовать ее для личных расходов. В данном случае определение личного использования представляет собой расходы, не связанные с функционированием бизнеса. Компания должна иметь особые последствия для любого сотрудника, который использует карту для своих личных расходов.

Примечание

Покупки и платежи по кредитным картам сотрудников должны быть ограничены деятельностью, связанной с бизнесом, такой как питание клиентов или деловые поставки.

Проверьте использование кредитных карт сотрудниками

Если ваша компания выпускает кредитные карты для сотрудников, вам следует ежемесячно проверять использование карт каждым сотрудником. Вы также можете включить в список руководителя сотрудника, и вам обязательно понадобится кто-то из бухгалтерии. Руководитель сотрудника должен обеспечить, чтобы использование карты ограничивалось тем, для чего она предназначена. Дополнительно бухгалтерия должна проверить подлинность всех чеков и других расходных документов, представленных работником.

Примечание

Вам также понадобится политика урегулирования спорных расходов по кредитным картам, а также процесс аннулирования карт уволенных сотрудников.

Каждая компания, использующая корпоративные и служебные кредитные карты, должна иметь четкую, эффективную и подробную политику использования кредитных карт для сотрудников, чтобы предотвратить любое неправомерное использование карт. Это поможет избежать проблем и недопониманий, а также предотвратить возникновение узких мест в случае, если сотруднику необходимо нести расходы, связанные с работой, и у него нет другого способа оплаты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое политика кредитной карты?

Политика кредитной карты является частью финансовой и бухгалтерской политики вашего бизнеса. В нем описывается, как можно использовать кредитную карту компании, например, какие расходы могут быть списаны с нее, а также сколько можно на нее потратить. В нем также может быть указано, какие сотрудники могут иметь кредитную карту компании.

Как работает кредитная карта сотрудника?

Кредитные карты сотрудников позволяют сотрудникам совершать покупки, связанные с работой, с помощью кредитной карты, привязанной к бизнес-счету. Эти сотрудники являются авторизованными пользователями карты, поэтому могут просматривать транзакции и решать любые вопросы. На каждой карте указано имя сотрудника, и обычно вы можете бесплатно получить новую карту для сотрудника у эмитента карты.